Feb 18 • Christoph Tatzber

KI im Personalwesen: Der Einfluss von KI in der Arbeitswelt

KI im HR: Optimierung von Prozessen: Vom Bewerbungsgespräch bis Talentmanagement ✓ Vorteile ✓ Einsatz ► Mehr erfahren!
Unternehmen erhoffen sich von KI Effizienzsteigerungen. Im HR-Bereich kann KI zusätzlich die Genauigkeit von Personalprozessen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Laut einer Studie von EY nutzt in Österreich jedoch kein einziges Unternehmen KI im Personalwesen. Was hat es also dann mit Robot-Recruiting und Mitarbeiterbindung durch People Analytics auf sich? Wir analysieren den möglichen Einsatz von AI in HR.
Inhaltsverzeichnis:
  1. Einfluss der KI auf das Personalwesen
  2. Anwendungsbereiche von KI in HR-Prozessen
  3. Vorteile des Einsatzes von KI im HR
  4. Herausforderungen des Einsatzes von KI im HR-Bereich
  5. KI in HR: Künstliche Intelligenz sinnvoll als Unterstützung einsetzen

Einfluss der KI auf das Personalwesen

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitsweise. Auch im Personalmanagement bietet sie neue Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag und die Unternehmenskultur spürbar verändern können. Entscheidend ist, bei Personalentscheidungen den Menschen im Mittelpunkt zu halten und KI-Tools gezielt, als Unterstützung einzusetzen. Wir haben uns angesehen, welche Veränderungen Künstliche Intelligenz im Human Resource Management bringen kann:

Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen

KI-Systeme können Routineaufgaben wie die Bewerbungsverwaltung, Terminplanung und Beantwortung häufiger Fragen automatisieren. Das ermöglicht es HR-Teams, sich stärker auf strategische Aufgaben wie Mitarbeiterentwicklung und Unternehmenskultur zu konzentrieren.

Effizienzsteigerung und Objektivierung durch KI-gesteuerte Tools

Mit KI-gesteuerten Tools können komplexe Datenmengen analysiert und Entscheidungsprozesse unterstützt werden. Beispielsweise ermöglichen Algorithmen eine gezielte Vorauswahl von Bewerber:innen oder eine präzise Bedarfsanalyse bei der Personalplanung. Durch diese Effizienzsteigerung wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Qualität der Entscheidungen verbessert.

Veränderung der Arbeitskultur durch neue Technologien

Die Einführung von KI-Technologien verändert die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen. Transparenz im Umgang mit KI und Schulungen zum richtigen Einsatz sind entscheidend für eine vertrauensvolle, zukunftsorientierte Arbeitskultur. Gleichzeitig rücken digitale Kompetenzen stärker in den Fokus und werden in vielen HR-Abteilungen zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur.

Die HR-Abteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung von KI im Unternehmen, da sie die Planung, Umsetzung und Begleitung von Veränderungsinitiativen verantwortet. Dieser Change-Prozesse betrifft auch den Einsatz von KI im Unternehmen. HR sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden über die bevorstehenden Veränderungen informiert sind, die Gründe dafür verstehen und organisiert entsprechende Schulungsprogramme.
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Anwendungsbereiche von KI in HR-Prozessen

Die HR-Abteilung wird als Herzstück eines Unternehmens bezeichnet. Schließlich ist sie für die Rekrutierung, Entwicklung und Bindung von Talenten verantwortlich. Sie sorgt somit dafür, dass das Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter hat, die zum Erfolg eines Unternehmens beitragen. Wie genau kann hier also KI helfen? Wir haben uns die verschiedenen Möglichkeiten im Detail angesehen:

Recruiting und Bewerbermanagement

  • CV-Screening: Mittels Robot-Recruiting können Lebensläufe schnell und effizient analysiert werden, um die geeignetsten Kandidat:innen basierend auf klar definierten Kriterien herauszufiltern. Die Jobanforderungen können auch durch Matching-Algorithmen mit den Fähigkeiten von Kandidat:innen abgeglichen werden.


  • Chatbots für Bewerberkommunikation und FAQs: KI-gestützte Chatbots können Bewerber:innen Fragen beantworten, Vorstellungsgespräche automatisieren oder erste Screening-Interviews durchführen.


  • Predictive Analytics zur Vorhersage von Bewerbererfolg: KI kann Muster in Bewerberdaten erkennen und vorhersagen, welche Kandidaten mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich im Unternehmen sein werden.


  • Bias-Reduzierung bei der Kandidatenauswahl: Durch den Einsatz von KI können unbewusste Vorurteile im Auswahlprozess ausgeblendet und reduziert werden.

Onboarding

Personalisierte Einarbeitung: KI kann maßgeschneiderte Onboarding-Programme erstellen, die auf den individuellen Bedürfnissen und der Rolle der neuen Mitarbeiter:innen basieren.

Talentmanagement

  • Erstellung personalisierter Lern- und Entwicklungspläne: KI kann maßgeschneiderte Schulungsprogramme entwickeln, die auf den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter basieren.


  • Echtzeit-Feedback durch KI-gestützte Performance-Tools: KI-Tools können kontinuierliches Feedback zur Leistung der Mitarbeiter:innen geben, um deren Entwicklung zu fördern.


  • Karriereplanung: KI kann basierend auf Datenanalysen, Karrierewege und Entwicklungspläne in Abstimmung auf die Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeiter:innen vorschlagen.
Woman wählt Bewerber:innen aus

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Mitarbeiterbindung und -entwicklung

  • Vorhersage von Fluktuationsrisiken: KI kann mittels People Analytics Muster in den Mitarbeiterdaten erkennen und damit Prognosen zu möglichen Fluktuationen erstellen.


  • Engagement-Analysen basierend auf Mitarbeiterdaten: KI kann das Engagement der Mitarbeiter analysieren und Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen notwendig sind.

  • Automatisierte Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsklimas: KI kann Umfragen, E-Mails und andere Interaktionen analysieren, um das Arbeitsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit zu bewerten und darauf basierende Verbesserungsvorschläge zu liefern.


  • Learning & Development: KI kann basierend auf den Stärken, Schwächen und Karrierezielen der Mitarbeiter:innen maßgeschneiderte Lerninhalte und Entwicklungsmöglichkeiten erstellen.


  • Predictive Analytics für Mitarbeiterbindung: KI analysiert historische Daten und Mitarbeiterverhalten, um frühzeitig Anzeichen für mögliche Kündigungen zu erkennen und HR-Abteilungen bei präventiven Maßnahmen zu unterstützen.


  • Personalisierte Anerkennung: KI kann Programme zur Mitarbeiteranerkennung und Belohnung optimieren, indem sie personalisierte Vorschläge macht, was ein Mitarbeiter als Anerkennung schätzt.

Leistungsbeurteilung

  • 360-Grad-Feedback-Analyse: KI kann Feedback aus verschiedenen Quellen  analysieren und daraus eine objektivere und umfassende Leistungsbeurteilung generieren.


  • Automatisierte Bewertungssysteme: KI-basierte Systeme können helfen, die Leistung von Mitarbeiter:innen anhand klarer, datenbasierter Kriterien zu bewerten.

Personalplanung und -prognose

  • Bedarfsprognose: KI kann historische Daten nutzen, um zukünftige Personalbedarfe vorherzusagen, und so dabei helfen, die Personalplanung zu optimieren.


  • Optimierung von Einsatzplänen: Für Schichtbetriebe oder Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten kann KI helfen, Schichtpläne zu optimieren und Überstunden zu minimieren.

Verwaltung von HR-Daten

Automatisierung von HR-Prozessen: KI kann administrative Aufgaben wie die Erstellung von Verträgen, das Erstellen von Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung von Urlaubsanträgen automatisieren, wodurch HR-Teams entlastet werden.

Vorteile des Einsatzes von KI im HR

Der Einsatz von KI im Personalwesen kann HR-Prozesse effizienter und objektiver gestalten. Wir zeigen dir, was KI in HR alles bringen kann:

  1. Zeiteinsparung und Automatisierung: KI automatisiert repetitive Aufgaben wie das Screening von Bewerbungen und die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen. So gewinnen HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben.

  2. Verbesserte Entscheidungsqualität: KI-Systeme analysieren große Datenmengen und erkennen Muster, die Menschen schwer erfassen. Das ermöglicht fundierte, objektive HR-Entscheidungen, etwa bei Bewerberauswahl und Leistungsbewertung. So lassen sich unbewusste Vorurteile reduzieren und eine gerechtere HR-Praxis fördern. Auch Mitarbeiterentwicklung und Fluktuationsvorhersage profitieren von datenbasierten Analysen.

  3. Optimierung des Recruitingprozesses: KI kann den Auswahlprozess effizienter gestalten und kompetenzbasierte Einstellungspraktiken entwickeln. Dadurch werden  die passenden Kandidat:innen schneller identifiziert und Bewerbungen auf Grundlage objektiver Kriterien bewertet. Der Einsatz von KI kann den Rekrutierungsprozess beschleunigen und die Qualität der Einstellungsentscheidungen erhöhen.

  4. Personalisierte Mitarbeiterentwicklung: Anhand KI-basierter Skills-Management-Lösungen können die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter:innen identifiziert und weiterentwickelt werden. Basierend auf den analysierten Daten können KI-Systeme individuelle Schulungspläne für Mitarbeiter:innen erstellen. KI-Systeme können auch zukünftige Karrierewege und Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen vorschlagen. Diese Personalisierung fördert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch die langfristige Bindung an das Unternehmen.


Herausforderungen des Einsatzes von KI im HR-Bereich

Obwohl es für den Einsatz von KI im Personalwesen sehr viele Möglichkeiten gibt, zeigt sich beim Einsatz in der Praxis, dass die Kombination aus KI und HR doch einige Herausforderungen mit sich bringt:

  • Datenschutz und Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten erfordert strenge Datenschutzmaßnahmen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben wie jene des ArbVG (Arbeitsverfassungsgesetzes) eingehalten werden, die Daten DSGVO-konform genutzt und nur für autorisierte Zwecke verwendet werden. Am 1. August 2024 trat zudem der AI Act (Artificial Intelligence Act) der Europäischen Union (EU) in Kraft. Dieser Rechtsrahmen wurde für die Entwicklung, den Einsatz und die Regulierung von Künstlicher Intelligenz (KI) geschaffen und klassifiziert KI-Systeme nach Ihrem Risiko. Da im HR-Bereich mit sensiblen Daten gearbeitet wird, können bestimmte KI-Systeme als hochriskant eingestuft werden, das betrifft insbesondere HR-Bereiche wie Personalverwaltung, Recruiting und Bewerbermanagement, Leistungsüberwachung und -evaluierung.

  • Bias und Diskriminierung: KI-Systeme sind immer nur so gut wie die Daten, mit denen sie trainiert werden. Nun sind viele Daten im HR-Bereich sehr sensible und individuelle Informationen über Mitarbeiter:innen, sei es über deren Fähigkeiten oder auch demografische Daten wie Geburtsdatum und Geschlecht. Enthalten diese Daten einen Bias, kann die KI diese Vorurteile unbewusst reproduzieren und verstärken. Das kann beispielsweise bei der Rekrutierung oder der Leistungsbewertung von Mitarbeiter:innen zu falsch Entscheidungen oder sogar Diskriminierung führen.

  • Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht: Wenn KI-Entscheidungen zu Problemen führen, wie etwa ungerechtfertigten Bewerberablehnungen oder unfairen Leistungsbewertungen, bleibt die Frage nach der Verantwortlichkeit offen. Die Zuordnung von Verantwortung für KI-Fehler ist nach wie vor eine komplexe Herausforderung.

  • Black Box-Problem: Viele KI-Algorithmen, vor allem solche, die auf maschinellem Lernen basieren, können für die Nutzer:innen schwer nachvollziehbar sein. Gerade im HR-Bereich ist es jedoch unabdingbar, dass KI-basierte Entscheidungen von Menschen kontrolliert werden. Dazu müssen Mitarbeiter:innen und HR-Teams verstehen können, wie und warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden.

  • Akzeptanz durch Mitarbeiter:innen: Wird im HR-Bereich KI eingesetzt, kann das bei den Mitarbeiter:innen Misstrauen hervorrufen. Insbesondere, wenn deren Arbeitsleistung von KI-Tools bewertet oder auch deren Weiterentwicklung im Unternehmen KI-basiert entschieden wird. Eine klare Kommunikation, Transparenz und Schulungen sind wichtig, um die Bedenken der Mitarbeiter:innen auszuräumen.

  • Fehlende Anpassungsfähigkeit der KI-Systeme: KI-Systeme sind oft auf spezifische Aufgaben und Datenquellen zugeschnitten. Sie können Schwierigkeiten haben, sich schnell an veränderte HR-Prozesse oder an neue Anforderungen anzupassen, was zu Inflexibilität führen kann.

  • Kosten und Ressourcen für Implementierung: Der Aufbau und die Implementierung von KI-Systemen im HR-Bereich können hohe Anfangsinvestitionen erfordern. Unternehmen müssen in die passende Infrastruktur und in spezialisierte Fachkräfte investieren, um die Technologie erfolgreich zu integrieren und zu betreiben.
Herausforderungen bei der Implementierung von KI am Arbeitsplatz

KI in HR: Künstliche Intelligenz sinnvoll als Unterstützung einsetzen

KI kann administrative Prozesse effizienter gestalten, HR-Entscheidungsfindungen unterstützen und neue Möglichkeiten in der Talentsuche und Personalentwicklung eröffnen. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im HR-Bereich bietet also großes Potenzial, von dem sowohl das Unternehmen als auch deren Mitarbeiter:innen profitieren können.

Eine ganz klare Prämisse dafür ist jedoch, dass jedes einzelne KI-Tool mit Bedacht und DSGVO-konform genutzt wird. Personenbezogene Daten der Mitarbeiter:innen sind für Unternehmen sehr wertvolle und gleichzeitig sehr sensible Daten. Eine KI-Nutzung dieser Daten wirft daher auch ethische und rechtliche Fragen auf. Wichtig ist, sowohl als Führungskraft, als auch als Mitarbeiter:in über alle relevanten Informationen zur Nutzung von KI zu verfügen. Unternehmen sollten daher regelmäßige Schulungen zum Einsatz von KI wahrnehmen, um Vorurteile und Unsicherheiten abzubauen. Schulungen wie KI-Kurs für Mitarbeitende oder dem KI-Leaders-Kurs für Führungskräfte sind eine wichtige Grundlage für eine funktionierende und effektive Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:innen und KI.

Durch die stetige Weiterentwicklung von Technologien wie Machine Learning oder NLP (Natural Language Processing) werden Analysen zukünftig immer präziser. Das ermöglicht Personalverantwortliche, datenbasiert individuelle Lösungen für Mitarbeitende zu entwickeln. Gleichzeitig bleibt der Mensch unverzichtbar: Ein Human in the Loop wird auch in Zukunft bei Personalentscheidungen essenziell sein.

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