Aug 16 • Christoph Tatzber

Excel Pivot-Tabellen: So erreichst du mehr mit weniger Aufwand

Lerne, was eine Pivot-Tabelle ist und wie du sie nutzen kannst, um Daten effizient zu analysieren. Nutze unsere 5 essenziellen Tipps, um alles herauszuholen.
Inhaltsverzeichnis:

Was ist eine Pivot-Tabelle und wozu kannst du sie nutzen?

Hast du häufig mit Daten und Auswertungen zu tun? Dann solltest du unbedingt Pivot-Tabellen beherrschen. Warum?
Mit Excel Pivot-Tabellen kannst du schnell Werte zusammenfassen und somit Aussagen über deine Daten treffen. Pivot-Tabellen unterstützen dich demnach bei deinen Excel Datenanalysen und sparen dir wertvolle Zeit.
Excel Pivot-Tabellen sind auf den ersten Blick nicht sehr einfach zu verstehen. In diesem Artikel versuche ich, dir das Verstehen anhand von praktischen Beispielen so einfach wie möglich zu machen, da Pivot-Tabellen in Excel ein Must-have Werkzeug sind.
Dazu brauchst du Excel Pivot-Tabellen:
  1. Automatische Berichtserstellungen
  2. Vergleich verschiedener Kategorien
  3. Datenzusammenfassungen
  4. Excel Datenanalysen
  5. Datenfilterung
  6. …

Praktisches Beispiel:
Du hast eine Liste mit Ausgaben, die verschiedenen Abteilungen oder Kostenstellen zugeordnet sind und möchtest wissen, welche Abteilung hat wie viele Ausgaben insgesamt hat:
Erklärung von Pivot Tabellen. Zusammenfassung verschiedener Kategorien
In der linken Tabelle vom ersten Beispiel siehst du, dass wir eine Liste mit verschiedenen Ausgaben haben: Die Personalkosten betragen pro Monat 40.000 €, die Marketingkosten 25.000 € und die Materialkosten 10.000 € (zur Vereinfachung des Beispiels haben wir jeden Monat die gleichen Ausgaben).

Wie hoch sind unsere Ausgaben für die Personalkosten Ende März?
Richtig – einfach die Summe der einzelnen Ausgaben addieren, also 40.000 € (Jänner) + 40.000 € (Februar) + 40.000 € (März) = 120.000 €.

In der Pivot-Tabelle rechts kannst du diese Summe finden, da Excel standardmäßig alle vorkommenden Werte für Personalkosten summiert.

Gleiches geschieht auch mit den Marketing- und Materialkosten. Der Vorteil: Dies passiert in (Milli-) Sekunden und ohne, dass du einen Rechner benutzt.

Wie geht Excel bei Pivot-Tabellen vor? Stell dir folgendes vor:
Du hast einen Obstkorb mit verschiedenen Früchten und möchtest gerne wissen: Wie viele Äpfel und Orangen sind im Korb?
Obstkorb als Symbol der Ausgangsdaten

Quelle: freepik.com

1. Excel versucht hier Ordnung hineinzubringen und legt die gleichen Früchte zusammen (hier Äpfel und Orangen).
Trennung des Obst als Symbol von Pivot Tabellen

Quelle: freepik.com

2. In einem nächsten Schritt bildet Excel die Summe und gibt dir die Summe aller Äpfel und Orangen zurück.

Das ist ein sehr vereinfachtes Beispiel, aber vom Grundprinzip kannst du dir das so vorstellen.

Welche Fragestellungen eignen sich für Excel Pivot-Tabellen in diesem Beispiel?
  • Wie viele Obstsorten sind es in Summe?
  • Anteil der Äpfel am gesamten Obstkorb?
  • Wie viele Äpfel, Orangen habe ich?
  • Was ist das kleinste Obststück?
  • Was ist das größte Obststück?
  • Wie groß sind diese?
  • Ich kann auch neue Obstsorten dazu geben und fragen, um wieviel Prozent die Äpfel angestiegen sind?

Du siehst, es gibt hier umfangreiche Auswertungen und das ist mit Excel in wenigen Millisekunden erledigt.

Die Power von Pivot-Tabellen: Möglichkeiten im Überblick

Was bedeutet das jetzt für die Praxis? Hier sind einige Anwendungsbeispiele, für die sich Excel Pivot-Tabellen eignen:

Vertrieb und Marketing:
  • Verkaufszahlen auswerten
  • Kundenverhalten einsehen
  • Kampagneneffektivität berechnen

Produktion:
  • Produktionszahlen auswerten
  • Lean-Auswertungen darstellen
  • Abweichungen vom Standard finden
  • Optimierung von Produktionsvorgängen

Personalwesen:
  • Analyse von Mitarbeiterdaten
  • Auswertungen von Zeitmanagement

Finanzen:
  • Kostentreiber aufspüren
  • Erstellung von Finanzreports
  • Überwachung von Kostenstellenbudgets

Natürlich gibt es hier noch viel mehr Möglichkeiten und wir haben hier bei Weitem nur einen kleinen Teil der Abteilungen in Unternehmen dargestellt.

Lohnt es sich Excel Pivot-Tabellen zu lernen? Wenn du mit Excel Tabellen arbeitest oder Auswertungen für deinen Büroalltag brauchst bzw. Entscheidungen auf Grundlage von Daten treffen willst, dann solltest du diese definitiv lernen.

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Pivot-Tabellen erstellen: Schritt für Schritt

Um eine Pivot-Tabelle effektiv zu erstellen, ist es wichtig, sowohl die Vorbereitung als auch den eigentlichen Erstellungsprozess gut zu verstehen. Zunächst schauen wir uns an, welche Schritte in der Vorbereitung erforderlich sind, bevor wir uns dann dem praktischen Erstellen einer Pivot-Tabelle in Excel widmen.

Vorbereitung für das Pivot-Tabellen erstellen

Achtung: Bevor du mit der Erstellung von Excel Pivot-Tabellen beginnst, müssen deine Ursprungsdaten richtig formatiert sein. Passe auf folgendes auf:

1. Deine Liste oder intelligente Tabelle besitzt eine eindeutige Überschrift, d.h. jede Spalte hat einen Namen. Zusätzlich sind keine Spalten verbunden.

Jede Spalte braucht eine eindeutige Überschrift
2. Die Liste muss zusammenhängend sein, d.h. es darf keine Leerzeile oder Leerspalte dazwischen sein.
Die richtige Formatierung der Ausgangsdaten ist essenziell. Keine Leerspalten und Leerzeilen
3. Keine Zwischenergebnisse in der Liste – wenn du dies brauchst, dann bitte als eigene Spalte oder direkt in der Pivot-Tabelle.
Keine Zwischenergebnisse direkt in der Liste. Nutze eine extra Spalte dazu.

Die ideale Tabelle:

So sieht die ideale Tabelle aus. Eindeutige Spalten, eindeutige Zeilen

Excel Pivot-Tabellen erstellen

Folgende Schritte sind notwendig zum Erstellen einer Excel Pivot-Tabelle:

  1. Daten vorbereiten ✅ (bereits erledigt)
  2. Daten auswählen (markieren oder hineinklicken)
2. Schrtt - Ausgangsdaten markieren
3. Einfügen → Pivot-Tabelle auswählen
Im Menü Einfügen auswählen und danach PivotTable auswählen
4. Entweder neues Arbeitsblatt auswählen oder vorhandenes Arbeitsblatt mit Zielzellen angeben und mit OK bestätigen.
Menü zum Erstellen von Pivot Tabellen. Dialogfeld mit allen Menüpunkten
5. Anzeigespalten auswählen und anhaken. Zum Beispiel die Summe der Ausgaben aller Abteilungen → Abteilung anhaken und Summe anhaken. 
Die PivotTable-Feldliste bietet die Auswahlmöglichkeit für die Daten
6. Die Pivot-Tabelle wurde erfolgreich erstellt und kann nun formatiert werden. Danach kann man die Auswertung schon nutzen. 
Hier sieht man eine erfolgreich erstelle PivotTabelle in Microsoft Excel.

Pivot-Tabellen formatieren: Von der Datenflut zur Klarheit

Welche Formatierungen solltest du bei den Excel Pivot-Tabellen kennen? Hier ist eine kleine Sammlung der wichtigsten Themen:

  1. Zahlenformat ändern
  2. Bedingte Formatierung nutzen
  3. Pivot-Tabellen Layoutformat Einstellung
  4. Standardeinstellung von Pivot Tabellen ändern (nicht für alle Office Versionen verfügbar)
  5. Gleiche Einstellungen nach Aktualisierung
  • Spaltenbreiten automatisch anpassen
  • Zellformatierung nach Aktualisierung beibehalten

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4 essenzielle Tipps für deine Pivot-Tabellen

Welche Tipps solltest du bei Pivot-Tabellen auf jeden Fall kennen? Hier ist eine kleine Aufgliederung meiner Top 4 Tipps und Tricks:

  1. Aktualisierung beim Öffnen der Datei
  2. Datenschnitt & Zeitachse
  3. Sortieren in Pivots
  4. Top N Filters

Fazit: Warum Du Pivot-Tabellen einsetzen solltest

Ich hoffe, ich konnte dir mit diesem Artikel einen guten Überblick der wichtigsten Funktionen und Vorteile von Excel Pivot-Tabellen bieten. Ich bin 100 % davon überzeugt, dass Pivot-Tabellen jeder Excel-User beherrschen sollte.

Wie kannst du vorgehen, um Pivot-Tabellen effektiv zu erlernen?
  1. Lese diesen Artikel
  2. Sieh dir meine Ratgeber Videos dazu an
  3. Lade dir das Merkblatt zu Pivot-Tabellen herunter

Wenn du alles über Pivot-Tabellen wissen willst: Schreibe dich in den nächsten Excel Expert Kurs ein.

PS: Eines bitte nicht vergessen – Übung macht den Meister! Je öfter du Pivot-Tabellen benutzt, desto besser wirst du.

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