Jul 27 • Christoph Tatzber

Excel und KI: Wie Künstliche Intelligenz in Excel genutzt werden kann

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Microsoft Excel – ein Tool fast nicht mehr wegzudenken in der aktuellen Arbeitswelt.Für Datenauswertungen oder Listen ist es nach wie vor das Office Tool #1 in der DACH-Region. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass viele Finanz- und Controlling Abteilungen fast ausschließlich auf Excel-Tabellen beruhen und eines vorweg, da geht es meist um sehr viel Geld.

Aus meinen vielen Excel-Trainings kenne ich jedoch auch diese häufigen Probleme:

„Was ist die richtige Formel?“
„Welches Diagramm eignet sich hierfür?“
„Wie kann ich hier ein Makro erstellen?“
 
Genau hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel – wäre es nicht ideal, wenn mir eine KI die Formel, die ich brauche, schreiben könnte? Oder mir ein Diagramm aus meinen Daten erstellen kann?
KI-Modelle können genau hier ansetzen und uns Arbeit abnehmen, indem sie uns bei genau diesen Problemen helfen. KI-Tools sind in der Lage, große Daten auszuwerten, Muster zu erkennen und uns bei der Automatisierung zu helfen.

Inhaltsverzeichnis:
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Die Rolle der künstlichen Intelligenz in Excel:

Was ist denn künstliche Intelligenz? Das ist auch der Wissenschaft nicht klar, warum? Es gibt noch keinen einheitlichen Begriff, was denn eigentlich Intelligenz ist. Es hat sich jedoch etabliert, künstliche Intelligenz als eine Maschine oder ein Computerprogramm zu bezeichnen, das Aufgaben lösen kann. Wie kann uns das bei Microsoft Excel helfen? Also Aufgaben zu lösen?

Denke mal bitte an deine Aufgaben, die du in Excel zu lösen hast. Sehr häufig sehe ich in der Praxis, dass es sich um folgende Tätigkeiten handelt:

  1. Daten in einer Liste / Tabelle erfassen
  2. Daten aus dieser Liste / Tabelle auszuwerten
  3. Daten in einem Diagramm darstellen
  4. Daten in Pivot Tabellen zusammenzufassen
  5. Eine Kombination der vorherigen Schritte
Das Gute daran, in jedem Schritt kann uns künstliche Intelligenz helfen, schneller und effizienter zu arbeiten. Seit Microsoft Copilot oder ChatGPT ist dies nämlich sehr einfach möglich. In diesem Zusammenhang gilt es jedoch einiges zu beachten - aber dazu ein wenig später bei den Herausforderungen.

Vorteile von KI in Excel

Ganz klar – aus dem Einsatz von KI ergeben sich zahlreiche Vorteile, die uns das Leben zukünftig erleichtern können:
  1. Schneller Formeln & Funktionen erstellen
  2. Diagramme automatisch erstellen lassen
  3. Passende Hilfestellung bei Problemen mit Excel
  4. Pivot-Tabellen mit KI erstellen
  5. und viele weitere …


Die Liste aller Vorteile ist wirklich sehr lange – warum? Mit KI lassen sich zahlreiche Aufgaben bewältigen. Stell dir zum Beispiel vor, du hast eine Produkttabelle und möchtest bestimmte Produkte farblich hervorheben (also eine bedingte Formatierung). Microsoft Copilot 365 ist in der Lage dies für dich direkt in Excel zu tun, solltest du keine Lizenz dafür haben – ebenfalls kein Problem, dann kannst du ChatGPT oder Copilot Enterprise nutzen, um dich anleiten zu lassen.

Ganz klarer Vorteil ist natürlich die Zeitersparnis, wenn du weißt, wie du KI bedienst, dann wird dich das mit Sicherheit schneller als deine Kolleg:innen machen. Zusätzlich kannst du dein Wissen mit KI in kurzer Zeit rapide erhöhen – wieso? KI kann dir helfen, Makros zu erstellen, auch wenn du keine VBA-Kenntnisse hast. Das heißt, es reicht Grundlagenwissen aus, um Aufgaben zu lösen, für welche zuvor teilweise Programmierkenntnisse erforderlich waren.

Das heißt klare Empfehlung meiner Seite, du eignest dir Grundlagenwissen in den Themengebieten in Online-Trainings oder Präsenztrainings an und nutzt KI für deine speziellen Aufgaben.

Wie funktioniert KI in Excel?

Wenn du nun KI in Excel nutzen willst – wie funktioniert das?Es gibt mehrere Möglichkeiten, hier ein paar, welche meiner Meinung ganz gut funktionieren:

  • Microsoft Copilot Web
  • Microsoft Copilot 365
  • Built-in KI Excel
  • Google Gemini
  • ChatGPT
  • Claude

Excel bietet bereits zahlreiche Funktionen, die auf künstlicher Intelligenz basieren, wie zum Beispiel die Flash Fill-Funktion, Forecasting oder benutzerdefinierte Spalten in Power Query.

Als nächstes sei Microsoft Copilot 365 erwähnt. Es ist momentan als Extra Package verfügbar und kostet dich in der Business Version ca. 30 €/Monat und für Privatpersonen ca. 20 €/Monat.

Ist es das Geld wert? Meiner Meinung reicht zum aktuellen Stand (07/2024) die Gratisversion, da der Mehrwert aktuell noch überschaubar ist. Zukünftig gibt es hier auch den „Copilot for Finance“, welcher eine Copilot Version speziell für Finanzabteilungen, Controlling etc. ist.

Einfacher ist es, wenn du auf copilot.microsoft.com gehst und mit der Web-Version arbeitest. Diese ist gratis und ist ebenfalls sehr hilfreich.

An der Stelle sei zu betonen, dass du die Enterprise Version verwenden solltest, speziell, wenn du Firmendaten nutzt. Denn dann werden deine Daten nicht für das Algorithmus-Training verwendet. Mehr dazu in meinen gratis Webinaren oder einem meiner Kurse.

Du kannst ChatGPT sehr ausführlich für deine Datenauswertungen nutzen. Dies ist ein sehr ausführliches Thema und dazu werde ich einen eigenen Blogartikel verfassen.

Natürlich kannst du auch alle anderen KI-Modelle nutzen, wie z.B. Claude oder Google Gemini. Jedes Modell hat seine Vor- und Nachteile. Wichtig ist jedoch die Datensicherheit. Das heißt, nutzt du Firmendaten, dann bitte immer eine Enterprise Version verwenden.

KI-Funktionen & Formeln in Excel: Ein Überblick

Formeln und Funktionen mit KI in Excel erstellen lassen? Kein Problem. Meine Lieblingseinsatzgebiete für KI in Excel. 

Selbst wenn du Excel-Anfänger bist, kannst du nun mit KI komplizierte Formeln erstellen lassen. 

Wie solltest du vorgehen? Wichtig ist das Prompting. Du fragst dich, was Prompting ist?Es ist die Art und Weise, wie du mit KI kommunizierst. Je genauer und besser du mit KI kommunizierst, desto besser werden die Antworten.

Ein Bekannter von mir hat erst letztens zu mir gesagt: „Weißt du Christoph, in KI Anfragen eingeben kann jeder. Die Anfragen so zu stellen, dass man die Antworten bekommt, die man braucht, das kann nicht jeder. Da bin ich froh, dass du mir das erklärt hast“.

Speziell bei Formeln und Funktionen ist das hohe Kunst. Wenn der Prompt nicht ideal ist, bekommt man teilweise englische Formeln oder Formeln, die einfach nicht funktionieren. Sehr allgemein formuliert sollte ein Prompt folgende Bestandteile beinhalten:

  • Das Ziel – Was willst du von der KI?
  • Kontext – In welchem Zusammenhang? z.B. die Formel in Excel
  • Quelle – Woher soll die Information kommen?
  • Erwartung – Was soll dir die KI zurückgeben?


Wenn du mehr zum Thema Formeln und Funktionen mit KI wissen willst, komm in eines meiner gratis Webinare, da gebe ich dir wertvolle Tipps & Tricks zu diesem Thema.

KI-Add-ins für Excel: Erweiterung der Möglichkeiten

Für Microsoft Excel gibt es viele KI-Add-ins. Ein Beispiel für eine von Microsoft bereitgestellte Version ist Excel Labs, insbesondere die Funktion Labs.GenerativeAI.

Hierfür einfach Excel öffnen, oben rechts Add-Ins auswählen und danach Excel Labs herunterladen und installieren. Danach gibt es die Möglichkeit Labs.GenerativeAI zu nutzen. Wichtig hierfür ist, einen ChatGPT Account mit API Key und Guthaben zu besitzen. Was jetzt sehr einfach klingt, ist in der Praxis doch ein wenig aufwendiger.

Es gibt aber noch andere Add-Ins, welche auf KI basieren:
  1. ChatGPT for Excel
  2. Autopilot
  3. Spreadsheet AI
  4. Numerous.ai
  5. Formula-Bot


Ich persönlich habe bereits einige davon getestet – mein Fazit dazu:
Manche funktionieren besser, manche weniger gut, aber sie funktionieren viele auf ChatGPT-Basis, d.h. es ist genauso gut möglich diesen zu nutzen. Eine Ausnahme hatte ich letztes Mal in einer Schulung, da wollte ein Teilnehmer Text aus Beschwerdebriefen mit Excel einstufen, also, ob die Formulierung positiv, negativ oder neutral ist. Wenn du so etwas direkt in Excel machen willst, dann ist ein Add-in genau das richtige für dich.

Herausforderungen und Chancen beim Einsatz von KI in Excel

Nutzt du sehr häufig Firmendaten in Microsoft Excel?Dann solltest du bei der Nutzung von KI vorsichtig sein – Warum? Eventuell hat dein Arbeitgeber eine Richtlinie zur Nutzung von KI. Es gibt Betriebe, die z.B. ChatGPT verbieten, warum? 

Kleines Beispiel aus der Praxis:
Samsung Mitarbeiter:innen nutzten ChatGPT mit sensiblen Daten – genauer gesagt internen Patenten. Mit diesen Konversationen wurde ChatGPT trainiert, dies ist standardmäßig immer aktiviert. Wochen und Monate später wurden diese geheimen Daten an eine Vielzahl von Usern verbreitet. Dieser gesamte Leak kostete Samsung Millionen.

Aus diesem Grund ist Vorsicht geboten bei der Nutzung von Firmendaten und KI. Es gibt spezielle Möglichkeiten wie du das Training verhindern kannst:
  1. ChatGPT Teams oder Business
  2. Copilot Enterprise
  3. Gemini Business
  4. Interne Firmen KI-Modelle

In all diesen Versionen wird das Training der Modelle verhindert und die Daten bleiben nur im Chat verfügbar. Wichtig ist, dies zu beachten und vorab zu prüfen.
Solltest du eine Office 365 Lizenz haben, dann kannst du die Enterprise Copilot Version ganz einfach unter copilot.microsoft.com nutzen.

Fazit: Potenziale von KI in Excel ausschöpfen

KI in Excel hat immenses Potenzial und kann und wird uns die Arbeit erleichtern. Speziell folgende Tätigkeiten können mit KI sehr schnell erleichtert werden:
  1. Formeln und Funktionen erstellen
  2. Diagramme erstellen lassen
  3. Hilfestellungen bekommen
  4. Makros programmieren
  5. Datenauswertungen
  6. und vieles mehr


Es gilt jedoch einiges zu beachten, d.h. wenn du Firmendaten nutzt – achte auf die Enterprise Version, sodass die Daten geschützt sind. Informiere dich vielleicht auch noch vorab in deiner Firma, ob es eine empfohlene Version gibt. 
Zusätzlich wird es laufend Verbesserungen der KI-Modelle geben, so habe ich z.B. das erste Mal Copilot 365 in Excel im Dezember 2023 getestet und seitdem hat sich einiges verändert. Die Funktionalitäten sind umfangreicher geworden.

Damit du mit KI volles Potenzial ausschöpfen kannst, zusammenfassend ein paar Tipps: Lerne effektives Prompten (Generativen KI Kurs), lerne potenzielle Einsatzfelder kennen von KI (Generativer KI Kurs) oder lerne speziell im Excel Kontext Automatisierungen mit Excel zu erstellen. (Expert II Kurs)

Wenn du mehr zu diesem Thema wissen willst, schreibe uns gerne eine E-Mail, komm in eines unserer gratis Webinare oder in einen unserer Kurse. 

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