Jun 19 • Christoph Tatzber

Copilot in Excel erklärt: Funktionen, Vorteile und Tipps

Copilot in Excel erklärt: ✓ Funktionen & Formeln ✓ Datanauswertungen ✓ Formatierungen ✓ Tipps für mehr Effizienz ► Jetzt alles Wichtige lesen!
Inhaltsverzeichnis:
  1. Was ist Microsoft Copilot in Excel? 
  2. Voraussetzungen für Microsoft Copilot in Excel 
  3. Grundlagen von Microsoft Copilot in Excel 
  4. Grundlagen Funktionen von Microsoft Copilot in Excel 
    a. Formatierungen mit Copilot in Excel 
    b. Bedingte Formatierung mit Copilot in Excel 
    c. Berechnungen mit Microsoft Copilot in Excel 
    d. Sortieren & Filtern mit Microsoft Copilot in Excel 
    e. Spalten per Merkmal auftrennen 
    f. Formeln erstellen & analysieren 
    g. Intelligente Berechnungen mit Microsoft Copilot in Excel durchführen 
  5. Fazit zu Microsoft Copilot in Excel 

Was ist Microsoft Copilot in Excel?

M365 Copilot in Excel ist ein KI-gestützter Assistent, der direkt in die gewohnte Excel-Oberfläche integriert ist. Er hilft dir dabei, Daten schneller zu analysieren, Formeln zu erstellen und Auswertungen zu generieren – ganz ohne zusätzliche Programme oder Add-ons.

Mit Copilot in Excel kannst du einfach per Chatfunktion Anweisungen geben, z. B.
  • eine Formel automatisch erstellen,
  • Tabellen zusammenfassen, visualisieren, oder
  • Daten in natürlicher Sprache auswerten lassen.

Die Grundlage bildet eine Kombination aus modernen Sprachmodellen und den Daten, die du bereits in Microsoft 365 nutzt – wie in diesem Fall Excel. Dadurch versteht M365 Copilot in Excel den Kontext deiner Tabellen und liefert dir präzise, hilfreiche Vorschläge.

Besonders wichtig: Du behältst jederzeit die Kontrolle. Der Copilot in Excel macht Vorschläge, doch du entscheidest, ob du sie übernimmst, anpasst oder veränderst. Er agiert wie ein Datenanalyst an deiner Seite – nicht als Ersatz, sondern als Verstärkung.
Im dynamischen Büroalltag ist M365 Copilot in Excel eine wertvolle Unterstützung, um datenbezogene Aufgaben schneller und gezielter zu erledigen.

Aus meiner Sicht besonders hilfreich, wenn es darum geht:
  • komplexe Berechnungen effizient aufzusetzen (Formeln & Pivot Tabellen),
  • Diagramme und Pivot Charts zu erstellen (Visualisierung)
  • wiederkehrende komplexe Auswertungen (Python und Data Science).

Voraussetzungen für Microsoft Copilot in Excel

Für Microsoft Copilot in Excel gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein sollten, um Copilot effektiv nutzen zu können. Aktuell würde ich folgendes empfehlen:

  1. Die Excel-Datei muss auf einem Online-Speicherort gespeichert sein & automatisches Speichern muss aktiviert sein (OneDrive, Sharepoint)
  2. Bei verschlüsselten Dateien kann es zu Problemen kommen. Tipp: Vor dem Arbeiten mit Copilot das Passwort deaktivieren und danach wieder aktivieren)
  3. Die Daten sollten in einer intelligenten Tabelle formatiert sein (Nicht verpflichtend, bringt jedoch erfahrungsgemäß bessere Ergebnisse).
Zu 1.: Automatisches Speichern muss aktiviert sein, sowie die Datei auf einem Online-Speicherort abgelegt werden.
Zu 3.: Mit Cursor in den Datensatz stehen und „Als Tabelle formatieren“ sowie eine Vorformatierung im Menüband auswählen, um eine Intelligente Tabelle zu erstellen. Alternativ funktioniert dies auch mit den Shortcut Strg + T.

Tipp: Für die richtige Verarbeitung des Prompts ist es wichtig, dass du mit dem Cursor in der gewünschten Intelligenten Tabelle stehst. Dadurch fällt es Microsoft Copilot leichter den anzuwendenden Bereich zu definieren. Als Beispiel: wenn du drei verschiedene Tabellen in einem Tabellenblatt hast, muss natürlich Copilot wissen, welche der drei zu verwenden ist.

Grundlagen von Microsoft Copilot in Excel

Wenn man Microsoft Copilot oben im Menü anwählt, öffnet sich rechts das Seitenband. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, um mit Microsoft Copilot zu arbeiten.

Am Beginn des Chatfenster befinden sich vordefinierte Prompts von Microsoft (A) , weiter unten (B) ist die Promptleiste, wo man Prompts schreiben kann oder per Sprachbefehl (C) reinsprechen kann. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Online-Inhalte zu deaktivieren (D) und weitere Optionen zu öffnen (E). Für einen neuen Prompt, klickt man oben auf das Burger Menü (F) und wählt anschließend das folgende Symbol Sprechblase mit einem Plus aus (G).
Eine zusätzliche Hilfe – speziell für neue User – kann der Prompting Katalog von Microsoft sein, dieser befindet sich ebenfalls im Menü (E) und kann über „Prompts anzeigen“ aufgerufen werden. In dem Katalog findet man viele Prompting-Vorschläge von Microsoft selbst, welche man nutzen kann.
Für welche Funktionen kann man Microsoft Copilot in Excel nutzen?
Folgende Funktionen können aus aktueller Sicht mit Microsoft Copilot genutzt werden:

1. Grundlagen Funktionen von Copilot in Excel
a. Formatierungen
b. Bedingte Formatierung
c. Berechnungen
d. Filtern / Sortieren
e. Spalten per Merkmal auftrennen
f. Formeln erstellen & analysieren
g. Intelligente Berechnungen mit Excel Copilot durchführen

2. Fortgeschrittene Funktionen von Copilot in Excel (folgt im nächsten Blog)
a. Pivot Tabellen erstellen
b. Diagramme erstellen
c. VBA-Makros erstellen
d. Python Code entwickeln & Think Deeper

Zusätzlich ist anzumerken, dass der Funktionsumfang laufend erweitert wird und dadurch die Möglichkeiten an Erleichterungen zunehmen. Meiner Meinung nach wird sich hier ein grundlegender Wandel abzeichnen, d.h. wir werden zukünftig nicht mehr selbst Sprachen der IT lernen müssen (VBA, Python, Formeln, …) sondern wir können in natürlicher Sprache (NLP) unser Anliegen formulieren und der KI-Assistent wird dies übersetzen und ausführen.

Grundlagen Funktionen von Microsoft Copilot in Excel

a. Formatierungen mit Copilot in Excel

Formatierungen in Excel zu verändern ist eine der einfachsten Möglichkeiten Copilot zu nutzen.

Meiner Meinung nach können viele Benutzer:innen dies manuell erledigen, da sie hier oft schneller sind als den KI-Prompt zu formulieren etc.
Der Vollständigkeit jedoch sollte auch dieses Thema erwähnt sein, denn es gäbe ja auch komplexere Formatierungen, welchen manchen User nicht sofort zugänglich sind.
Sehr einfache Möglichkeit besteht darin Schriftfarbe, Füllfarbe oder ähnliches zu verändern. Es kann nicht nur verändert, sondern auch bereits vorhandene Formatierungen gelöscht werden.

Hier einige Beispiele an Prompts, die genutzt werden können:
  • „Formatiere die Überschriften Rot“
  • „Formatiere den Hintergrund in Schwarz“
  • „Lösche die Formatierung“
  • „Schriftart in Kursiv ändern“
  • „Erstelle einen Rahmen rundherum“

b. Bedingte Formatierungen mit Copilot in Excel

Eine häufig genutzte Funktion in Excel ist die bedingte Formatierung. Wie der Namen bereits verrät, werden hier Formatierungen an Bedingungen geknüpft. Das heißt, wenn ein bestimmtes Kriterium erfüllt oder eben nicht erfüllt ist, kann eine Zeile hervorgehoben werden.

Typische Anwendungsbeispiele für die Bedingte Formatierung:
  • Hervorhebung von Werten über oder unter einem Schwellenwert (z. B. > 1000 wird grün, < 100 wird rot)
  • Duplikate farblich markieren (z. B. doppelte Kundennummern oder E-Mail-Adressen)
  • Top/Bottom-Werte visualisieren (z. B. Top 10 Umsätze grün, Bottom 5 rot)
  • Zellwerte mit Farbskalen anzeigen (z. B. Temperaturverläufe, Umsatzentwicklungen)
  • Ampelfunktion für Statusanzeigen (z. B. „Offen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“ mit Rot-Gelb-Grün)
  • Zellen basierend auf Textinhalt einfärben (z. B. „Verzögert“ → rot, „Pünktlich“ → grün)
  • Fehlende Einträge visuell kennzeichnen (z. B. leere Felder gelb hinterlegen)

Für diesen Anwendungsfall kann ebenfalls Microsoft Copilot in Excel verwendet werden. Klassisch würde sich die bedingte Formatierung in der Menüleiste befinden und müsste manuell eingegeben werden:

Bedingte Formatierungsmenü (Start → Bedingte Formatierung)

Wie läuft es aktuell ohne KI-Unterstützung, wenn ich etwas anders formatieren will?

Angenommen, wir haben folgende Beispieldaten: es handelt sich um Salesdaten und wir würden gerne alle Rechnungsbeträge unter 2500€ rot markieren. So muss die Spalte „Rechnungsbetrag“ markiert werden und danach die bedingte Formatierung ausgewählt werden und kleiner als 2500€ eingegeben werden.
Danach verändert sich der Wert dynamisch, d.h. wenn sich der Rechnungsbetrag ändern würde, ändert sich auch die Formatierung.

Mit Microsoft Copilot ist die bedingte Formatierung sehr schnell umsetzbar. Mit dem richtigen Prompt ist die Aufgabe in zwei Sekunden gelöst. So kannst du zum Beispiel das Ergebnis einfach und schnell beschreiben:

„Formatiere alle Rechnungsbeträge kleiner als 2500€ rot“

Prompt für die bedingte Formatierung in MS Excel

Das Ergebnis der bedingten Formatierung ist danach sofort sichtbar und kann zugleich im folgenden Menü eingesehen werden (Start -> bedingte Formatierung -> Regel verwalten).

Sales-Tabelle mit bedingter Formatierung

Hier das Menü, in welchem die erstellte Regel von Microsoft Copilot angezeigt wird:

(Start → bedingte Formatierung → Regel verwalten)

c. Berechnungen mit Microsoft Copilot in Excel

Eine der einfachsten Übungen für Microsoft Copilot ist die Berechnung von verschiedenen Werten. So können einfache Formeln als auch tiefgehende Auswertungen mit Microsoft Copilot erstellt werden. In diesem Abschnitt handelt es sich um Basisauswertungen – zu den „Advanced Analysis“ kommen wir später.

  • Summenbildung: „Addiere alle Umsätze aus 2025.“
  • Durchschnittswerte: „Gib mir den durchschnittlichen Umsatz pro Monat.“
  • Anzahl zählen: „Zähle, wie viele Aufträge über 500 € liegen.“
  • Vergleiche: „Welche Produkte haben höhere Umsätze als der Durchschnitt?“
  • Prozentuale Veränderungen: „Wie hat sich der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr verändert?“
  • Finanzkennzahlen: „Berechne die Marge basierend auf Umsatz und Kosten.“


Eine einfache Übung wäre die Summe der Rechnungsbeträge zu addieren. Meist ist der Großteil der Excel User:innen selbst in der Lage einfache Berechnungen durchzuführen. Für umfangreichere Berechnungen ist jedoch Copilot die perfekte Hilfe. Du kannst mit ihm komplexere Wenn Berechnungen, Finanzkennzahlen und vieles mehr per Prompt berechnen lassen.

d. Sortieren & Filtern mit Microsoft Copilot in Excel

Eine ebenfalls sehr Basisfunktionalität ist das Filtern und Sortieren von Daten mit dem KI-Assistenten. Es kann ganz per Prompt die gewünschte Sortierung oder Filterung eingegeben werden und Copilot erledigt den Rest. Hier ein kleines Beispiel dazu:
Tipp:
Wenn du den Spaltennamen unter Anführungszeichen setzt (= „Rechnungsbetrag“), habe ich in der Praxis bessere Erfahrung gemacht.

e. Spalten per Merkmal auftrennen

Eine sehr interessante Funktionalität von Microsoft Copilot in Excel, ist es zwei Spalten zu trennen bzw. zusammenzufügen. Hier ein konkretes Beispiel, welches die Funktion besser verdeutlicht als in Worten beschrieben:
Das heißt, Copilot in Excel kann hier Hilfe leisten und uns die Formel dazu schreiben, sowie diese einfügen. Ich denke, ein Großteil aller Excel User:innen würden so eine Formel jetzt nicht aus dem Stehgreif auswendig wissen:
Wann kann die Spaltentrennung bzw. Spaltenzusammenfügung mit Copilot in Excel nützlich sein?

  • E-Mail-Adressen generieren Aus Vorname und Nachname eine standardisierte E-Mail-Adresse wie „vorname.nachname@firma.at“ erstellen → Copilot formatiert und setzt automatisch in Kleinbuchstaben zusammen.
  • Artikelnummern oder Codes aufteilen
    z. B. aus „AB-1234-XYZ“ einzelne Bestandteile extrahieren → Copilot nutzt FINDEN, TEIL oder TEXTSPLIT abhängig vom Muster.     
  • Daten bereinigen
    Unnötige Leerzeichen, Sonderzeichen oder doppelte Einträge entfernen → Automatischer Einsatz von Funktionen wie GLÄTTEN, SÄUBERN, EINDEUTIG.

    Dazu gibt es noch mehrere Use Cases die mit Sicherheit schon einiges an Zeit sparen können. Früher war es natürlich notwendig das gewünschte Problem in einer Suchmaschine einzugeben, eine passende Lösung zu finden und danach die Formel an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. 

f. Formeln erstellen & analysieren

Wer kennt es nicht: die ultrakomplizierten Excel Formeln, die sich über mehrere Zeilen ranken und man schlussendlich den Faden verliert, wenn man nochmals Korrektur liest?

Für viele beim bloßen Ansehen schon genug und für andere dann selbst nach mehrmaligem Korrekturlesen nicht nachvollziehbar. Es gibt eine Hilfe: Microsoft Copilot in Excel.

=TEXTVERKETTEN("|
";WAHR;"Wert:"&WENNFEHLER(TEXT(RUNDEN(WENN(ISTZAHL(A2);A2*WENN(B2>0;B2;1);WENN(C2>0;C2;0));2);"#.##0,00");"n.v.");"Datum: "&WENN(ISTZAHL(D2);TEXT(D2;"TT.MM.JJJJ");"kein Datum");"Status:"&WENN(UND(E2>1000;ODER(F2="offen";F2="verzögert"));GROSS("kritisch");"OK");"Kommentar:
"&WENNFEHLER(WECHSELN(GROSS2(LINKS(G2;SUCHEN(":";G2)-1))&" – "&TEIL(G2;SUCHEN(":";G2)+1;99));"Fehler");"Kennzahl:
"&TEXT(RUNDEN(WENN(ODER(H2=0;ISTLEER(H2));0;H2/I2);3);"0,000"))
Fragen wir MS Copilot in Excel selbst, wie er uns bei Formeln & Funktionen helfen kann.

Es gibt hier mehrere Möglichkeiten wie Microsoft Copilot in Excel helfen kann – speziell in Bezug auf Formeln & Funktionen:

  • Formeln per Sprache erstellen
    Copilot wandelt Anweisungen in Formeln um.
  • Komplexe Funktionen schreiben lassen
    Verschachtelte WENN-, SVERWEIS- usw. automatisch generieren.
  • Formeln erklären lassen
    Verständliche Beschreibung bestehender Formeln.
  • Fehler erkennen und beheben
    Hinweise zu #WERT!, #NV, #BEZUG! und Lösungsvorschläge.

    Meiner Meinung ist Copilot daher der ideale KI-Assistent für alle, die nicht regelmäßig in Microsoft Excel arbeiten. Wenn du nicht regelmäßig längere Formeln schreibst oder dynamische Array Funktionen beherrscht, ist es schwierig diese auswendig zu können.

    Tipp:     In unseren Microsoft Excel Kursen lernen wir dir wie du den richtigen Prompt erstellst, damit du auch die gewünschten Formeln erhältst. Hier gibt es nämlich einige Punkte, auf die du aufpassen solltest. Zum Beispiel ist es immer besser zu vermerken, dass man eine deutschsprachige Formel sucht (wenn deine PC-Sprache auf Deutsch eingestellt ist). Copilot gibt sehr häufig englischsprachige Formeln aus.

g. Intelligente Berechnungen mit Microsoft Copilot in Excel durchführen

Wie kannst du das volle Potenzial von Microsoft Copilot in Excel ausschöpfen?
In dem du komplexere Berechnungen mit Copilot erledigst.

Genauere Beschreibung: angenommen wir haben hier unsere Sales Tabelle und würden gerne den Bruttopreis berechnen. Wir wissen, dass in Deutschland, Österreich und Schweiz unterschiedliche Mehrwertsteuersätze gelten, d.h. wir müssten diese manuell eingeben. Dies wäre ganz einfach mit einer Wenn Funktion lösbar, komplexer wird es aber bei z.B. der Mehrwertsteuer für alle 27 EU-Staaten.

Verkaufsdaten mit jeweils drei verschiedenen Ländern und drei verschiedenen Mehrwertsteuersätzen.

Wenn wir nun als Beispiel eine eigene Spalte MWSt berechnen wollen und den jeweils gültigen MWSt-Satz (Standardsatz, keine speziellen Ausnahmeregelungen) dafür verwenden wollen, dann könnten wir das natürlich manuell machen oder wir fragen einfach Microsoft Copilot in Excel mit folgendem Prompt:
Prompt und Antwort von Copilot. Es gibt darunter noch einen Button „Einfügen“ dann muss man die Formel nicht manuell kopieren, sondern Copilot fügt diese gleich in einer eigenen Spalte ein.

Und schon haben wir eine fertige Spalte eingefügt, welche die Berechnung aller Mehrwertsteuern beinhaltet.

Wenn man oben angeführtes Beispiel erweitern würde, sodass zwischen allen Ländern der EU unterschieden wird, wäre das selbst für fortgeschrittene Excel User:innen sehr aufwendig und könnte mit Copilot wesentlich schneller gelöst werden.

Fazit zu Microsoft Copilot in Excel

Die Nutzung von Microsoft Copilot in Excel revolutioniert den Umgang mit komplexen Berechnungen und bietet eine effiziente Alternative zum manuellen Schreiben von Formeln.

Der Blogeintrag befasst sich hauptsächlich mit den Grundfunktionen von Copilot in Excel. Dies ist auch der Ausgangspunkt, an dem man ansetzen sollte, d.h. zu erkennen wo kann mir der KI-Assistent überhaupt helfen?

Zusätzlich wird man zukünftig keine detaillierten Formeln mehr auswendig wissen müssen. Wichtig wird sein, zu wissen, wie man den Prompt richtig formuliert, damit Copilot die Aufgabe für einen erledigt.

Unsere Schulungen setzen genau da an:
Wir lernen dir nicht nur wie du den richtigen Copilot Prompt schreibst, sondern wie du Copilot in Excel nutzt, um deine Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Wenn du Interesse hast, kontaktiere uns noch heute und profitiere morgen schon von deinen neuen Fähigkeiten.

Interessiert?

Aktuelle Excel-Kurse

Excel Professional für Anfänger

Zero to Hero

350€ statt 465€

exkl. USt, 430€ inkl. USt

Lehrinhalte:
  • Einfache Berechnungen und Formeln
  • Zellbezüge und Dateneingabe
  • Datendarstellung
  • Grundlagen Datenvisualisierung


Excel Expert für Fortgeschrittene

Excel Koryphäe

399€ statt 525€

exkl. USt, 478.80€ inkl. USt

Lehrinhalte:
  • Funktionen - fx
  • Pivot Tabellen
  • Bedingte Formatierung & Sparklines
  • Grundlagen Datenvisualisierung
  • Diagramme
  • Künstliche Intelligenz & Excel

Excel Expert II Vertiefung

Excel Expert

399€ statt 549€

exkl. USt, 478.80€ inkl. USt

Lehrinhalte:
  • Erweiterte Funktionen - fx
  • Power Pivot - Grundlagen
  • Power Query - Datenimport
  • Makros, Grundlagen VBA
  • Dashboards
  • KI & Excel Vertiefung

Noch nicht genug?

Das könnte dich auch interessieren

Created with